Fund Raising Proposal (lagi)

Written : 15 July 2010

Ini kali kedua aku ngajukan Fund Raising Proposal untuk ke mengikuti Summer Program di salah satu universitas di Jepang, wah dalam benakku pasti ini ribet ngurus- ngurus kaya’ gini  lagi. Pas hari setelah pengumuman, aku langsung buat design Fund Raising Proposalnya. Alhasil malam itu juga jadi sekitar jam 1 dini hari.. Bisa  langsung tidur karena besok ujian akhir semester.

Setelah ujian bergegaslah aku ke Dirmawa (Direktorat Kemahasiswaan), nah ketemu ibu Aini lagi(sekretaris direktur kemahasiswaan,red.). Pikirku bakal kayak dulu waktu pas ngajuin proposal untuk acara ke Jerman. Ternyata Ibunya menyambut baik dan no additional comments dengan proposalku. Jadi inget pas pertama ngajuin proposal, dimana harus sampai bolak balik 5 kali karena kesalahan dan kecerobohanku. Tapi Ibunya juga sih beritahunya setengah setengah. Aku bertekad sejak saat itu nggak boleh jatuh di lubang yang sama. Ternyata mission succeed..hehe

Emang bener kata orang, kalo kita gak pernah salah pasti kita nggak akan bias menganalisis kedepan apa yang baik buat kita. Tapi bukan berarti kita harus berbuat salah lho dalam hal ini. Tanpa kesalahan itu menandakan bahwa kita udah cukup baik dalam bersiasat terhadap sesuatu.

Lanjut cerita, hari itu juga proposal diterima, pas hari itu juga aku udah mendesak OIA(Office of International Affairs) untuk buatin surat rekomendasi/keterangan. Dan jadi dah suratnya pas maghrib..wahh mbaknya/officer disana ramah ramah. Mereka kebanyakan mahasiswa part timer. Meskipun waktu itu sibuk karena evaluasi anggaran, akhirnya bersedialah membuatkan surat rekomendasi hari itu padahal udah diluar jam kerja. Salute.

Malam harinya aku ngelist daftar sponsor yang akan aku kirim proposal, habis itu aku cari CP mereka masing-masing lewat google. Sembari menunggu email dari pihak jepang tentang surat invitation, aku mulai mencari tiket pesawat murah kesana. Jam menunjukkan waktu itu pukul 24:07. aku belum pulang dan masih dikampus Fapet di salesa (maklum cari murah wifian disini+nebeng ngecharge). Tiba tiba tubuh merinding,dan dari arah belakang tiba-tiba ada yang nepuk terus bilang “ mau nginep disini mas???”. Ternyata pak satpam, pikirku berbeda.Aku jawab aja nggak Pak, saya sebentar lagi pulang.

Pagi paginya langsung siap ke dirmawa lagi. Untungnya UASnya ada waktu jeda sehari per mata kuliah. Beruntung bgt *rotfl* sama siap2 ke kantor pos buat kirim berkasnya. Oh ya pas kirim berkas itu kita harus jelas dimana kita mau mengirim surat proposal ini dan bagian apa (misal Humas, CSR, atau Marketing ), biasanya sih Divisi Humas. Juga jangan lupa untuk ngasih nama pengirim. Lalu lanjut alamatkan  ke PT.XXXXX sama XXXX Jogja (contoh). Tipsnya kalau ingin menyerahkan proposal langsung, berpakaianlah rapi , minimal baju berkerah dan celana non jeans pasti mereka menyambut dengan baik. Jangan malu bertanya tentang kejelasan proposal kita nantinya kecuali mereka memberikan informasi ini.

Setelah semua selesai. Langkah yang harus kita lakukan adalah menunggu sampai paling tidak 10 hari kerja. Sembari nunggu kita bisa coba2 booking pesawat murah, siapin anggaran yang dibutuhkan, siapin untuk sponsor, atau cari lagi sponsor yang lebih banyak. Lebih banyak kita kirim proposal sponsor, lebih baik nantinya. Setelah nunggu 10 hari nggak ada telpon, baru kita bisa bertindak dengan menelpon mereka 1 per 1. Dibutuhkan kesabaran dan mental yang kuat memang. Penolakan atau permohonan maaf pasti ada dan harus kita terima. Itulah pahitnya fund raising proposal. Tapi kalo dapet dana, itulah manisnya fund raising proposal. 🙂 There will be always a worth experience to remember

Singkatnya, bisa mengikuti langkah-langkah ini:

1. Persiapkan diri untuk mencari sponsor dengan browsing , dan atau info lain misalnya dari kakak angkatan yang pernah mendapatkan sponsor dari perusahaan XX.
2. Mulailah buat daftar sponsor.
3. Mulailah buat sistematika proposal, contoh proposal kegiatan Summer Program sistematikanya :

• General Remarks (Deskripsi Kegiatan)
• Delegate(s) / Delegasi
• Activity (Aktifitas selama program)
• Importance
• Objectives (Tujuan Program)
• Proposed Budget (Dana yang dibutuhkan)
• Fund Raising Proposal (Memuat isi proposal sponsor)
• Letter Agreement (Surat Perjanjian) dan isi Contact person anda in details.
• Acknowledgement Sheet (Lembar Pengesahan)
• Table Content (Daftar Isi)
• Attachment (Lampiran), terdiri dari surat lolosnya sebagai peserta, CV,dll.

1. Setelah proposal jadi, jangan lupa untuk mereview setiap kalimatnya.
2. Print proposal dengan kualitas yang bagus.
3. Persiapkan diri untuk mulai mengirim dan atau menyerahkan proposal*. *Jangan lupa surat pengantarnya
4. Tunggu sampai 10 hari. Kalau belum ada jawaban, segera hubungi calon sponsor.
5. Keputusannya akan Lolos/Tidak, artinya kamu akan didanai atau tidak.
6. Persiapan Berangkat 😀

Yah sekian postinganku , semoga membantu…がんばって　ください　！！！！＾＾